Ledenadministratie - Algemene Verordening Gegevensbescherming

De Algemene Veror­dening Gege­vens­be­scher­ming (AVG) is een Europese veror­dening (art. 8, lid 1 Handvest en art. 16, lid 1 VWEU) die sinds 25 mei 2018 van kracht is. Deze wet beschermt per­soons­ge­ge­vens van na­tuur­lijke personen en verplicht ook ker­ke­lijke in­stel­lingen tot zorg­vul­dige ver­wer­king en beveili­ging van gegevens.

Het Alge­meen Regle­ment Bescher­ming Per­soons­ge­ge­vens van de Rooms-Katho­lieke Kerk bevat de be­lang­rijk­ste richt­lijn voor de praktijk.

Verant­woor­de­lijk­heid van iedere in­stel­ling

Elke ker­ke­lijke in­stel­ling binnen het het Bisdom Haar­lem-Am­ster­dam is zelf verant­woor­de­lijk voor:

• Zorg­vul­dig omgaan met per­soons­ge­ge­vens (zoals leden­ad­mi­ni­stra­tie, vrij­wil­li­gers, donateurs)

• Bijhou­den van een Register van beveili­gingsinci­denten en datalekken.

  Let op: dit register kan wor­den opge­vraagd door de Autori­teit Per­soons­ge­ge­vens. Zorg dus dat het altijd actueel en volle­dig is.

Wat is een datalek of inci­dent?

Een datalek is elke situatie waarbij per­soons­ge­ge­vens verloren gaan of moge­lijk onrecht­ma­tig wor­den ver­werkt. Voor­beel­den zijn:

• Een laptop of USB-stick met ledenge­ge­vens raakt kwijt
• Een e-mail met per­soons­ge­ge­vens wordt naar de ver­keerde ont­van­ger gestuurd
• Papieren met gevoelige in­for­ma­tie wor­den onbeveiligd weggegooid.
• Poging tot inbraak of mis­bruik van systemen

Ook vermoe­dens van mis­bruik kunnen als beveili­gingsinci­dent wor­den beschouwd.

Onder­steu­ning door het bisdom

Hoewel de verant­woor­de­lijk­heid bij de pa­ro­chie ligt, biedt het Bisdom Haar­lem-Am­ster­dam des­ge­vraagd onder­steu­ning bij AVG-gerela­teerde vraag­stukken, eventueel in afstem­ming met het SRKK. Denk aan hulp bij:

• Opzetten en bij­hou­den van het register
• Gebruik van for­mu­lie­ren en protocollen
• Beoor­de­ling van situaties (bijv. of iets een datalek is en of dit gemeld moet wor­den)
• Advies over preventieve maat­regelen

Do­cu­menten en hulp­mid­de­len

Op de offi­cië­le web­si­te van het Se­cre­ta­riaat Rooms-Katho­lieke Kerk in Neder­land vindt u alle actuele regle­menten en handlei­dingen met prak­tische in­for­ma­tie. Onder het kopje Do­cu­menten en web­si­tes treft u de meest actuele versies van de be­lang­rijk­ste do­cu­menten, zoals be­schik­baar op 11 sep­tem­ber 2025.

• www.rkkerk.nl/avg

Naast de genoemde do­cu­menten kunnen aanvullende prak­tische handlei­dingen wor­den gedownload:

1. Audio-Video (pdf)
2. Beveili­gingscameras (pdf)
3. E-mail_en_digitale_bestan­den (pdf)
4. Foto’s (pdf)
5. Pa­ro­chie­web­si­te (pdf)
6. Begraaf­plaats­ad­mi­ni­stra­tie (pdf)
7. Bewaar­ter­mijnen (pdf)
8. Privacy werk­ge­ver­schap (pdf)
9. Handlei­ding voor pa­ro­chie­secre­ta­riaat (pdf)
   Hoe om te gaan met vragen over per­soons­ge­ge­vens