Aandacht voor afhandelingstermijn AVG

Pa­ro­chies krijgen regel­ma­tig verzoeken van mensen tot inzage in per­soons­ge­ge­vens of een verzoek tot uit­schrij­ving uit de ker­ke­lijke admi­ni­stra­tie. Deze verzoeken komen via ver­schil­lende routes bij een pa­ro­chie terecht bij­voor­beeld per post of per e-mail, maar ze belan­den niet altijd meteen op de juiste plek. Soms blijft zo’n verzoek dan te lang liggen terwijl er wel een afhan­de­lings­ter­mijn voor geldt.

Veel werk­zaam­he­den binnen de Kerk wor­den uitge­voerd door vrij­wil­li­gers. Er komt dus in pa­ro­chies veel op vrij­wil­li­gers af en het se­cre­ta­riaat werkt vaak met beperkte capaci­teit. Toch is het be­lang­rijk te be­na­druk­ken dat de wette­lijke termijnen uit de Algemene Veror­dening gege­vens­be­scher­ming (AVG) ook voor ker­ke­lijke organi­sa­ties gel­den en dat men daar in de pa­ro­chies dus alert op moet zijn.

Reactie binnen één maand

Op grond van de gel­dende regels moet een pa­ro­chie een verzoek van een betrok­ke­ne zon­der onre­de­lijke vertra­ging behan­de­len en in ieder geval binnen één maand na ont­vangst rea­geren.

Binnen deze termijn moet de betrok­ke­ne wor­den geïn­for­meerd over het gevolg dat aan het verzoek wordt gegeven. Dat kan betekenen dat het verzoek wordt uitge­voerd, maar ook dat aanvullende in­for­ma­tie nodig is om het verzoek te kunnen behan­de­len. Als een verzoek op een onjuist adres is binnenge­ko­men of onvolle­dig is, moet de indiener op weg wor­den geholpen en een ant­woord krijgen om zijn of haar verzoek wel correct af te ron­den.

Verlen­ging is moge­lijk

De AVG erkent dat de be­han­de­ling van een verzoek in som­mi­ge gevallen meer tijd kan vergen. Dat kan bij­voor­beeld het geval zijn wanneer een verzoek complex is of wanneer er bij­zon­dere omstan­dig­he­den zijn die het proces vertragen.

In dat geval mag de termijn met maximaal twee maan­den wor­den verlengd. Daarbij geldt wel een be­lang­rijke voor­waarde: de betrok­ke­ne moet binnen de eerste maand wor­den geïn­for­meerd dat de be­han­de­ling meer tijd zal kosten en waarom die verlen­ging nodig is.

Wanneer een verzoek betrek­king heeft op het verwij­de­ren van per­soons­ge­ge­vens uit het doop­boek, is het goed te verdui­de­lijken dat gegevens uit het doop­re­gis­ter in beginsel niet wor­den gewist. In plaats daar­van wordt een kerkverla­ting in de admi­ni­stra­tie geregistreerd. Voor nadere toelich­ting kan in dat geval wor­den verwezen naar deze in­for­ma­tie.

Prak­tische aan­dachts­pun­ten

In de praktijk ontstaan problemen vooral wanneer een verzoek niet leidt tot een terug­kop­pe­ling aan de indiener. Het komt bij­voor­beeld voor dat een verzoek intern wordt door­ge­stuurd binnen de pa­ro­chie zon­der dat daarbij dui­de­lijk wordt af­ge­spro­ken wie verant­woor­de­lijk is voor de terug­kop­pe­ling aan de betrok­ke­ne. In zo’n situatie kan het gebeuren dat ieder­een ervan uitgaat dat iemand anders rea­geert. Degene die een bericht doorstuurt moet er daarom ook op letten dat er daad­wer­ke­lijk wordt gerea­geerd door diegene van wie dat wordt verwacht. Bij het doorsturen kan het goed zijn om de termijn van rea­geren binnen een maand te be­na­druk­ken.

Nog beter is om vaste afspraken te han­te­ren over wie stan­daard rea­geert als er een derge­lijk verzoek binnen­komt en ervoor te zorgen dat ieder­een op het se­cre­ta­riaat wie er verant­woor­de­lijk voor is. Vanuit vragen die binnen­ko­men bij het lan­de­lijk se­cre­ta­riaat (SRKK) blijkt nu helaas dat niet (tij­dig) rea­geren naar de indieners va een verzoek nog steeds reden nummer één is voor AVG-klachten.

(bron: AVG nieuws­brief van Rkkerk.nl)