Parochiewerkgroepen en AVG

foto: Ramon Mangold

In een pa­ro­chie vin­den ac­ti­vi­teiten plaats die ge­coör­di­neerd wor­den door werk­groepen die werken onder de verant­woor­de­lijk­heid van het pa­ro­chie­bestuur. Voor het or­ga­ni­se­ren van de ac­ti­vi­teiten zijn vaak per­soons­ge­ge­vens nodig. Bij­voor­beeld om bepaalde mensen uit te nodigen, te bezoeken of een attentie te sturen. Waar moet een werk­groep op letten om hier AVG-proof mee om te kunnen gaan?

Per­soons­ge­ge­vens uit de R.-K. Leden­ad­mi­ni­stra­tie wor­den dan gebruikt voor het ini­tia­tief van de pa­ro­chie waar de werk­groep zorg voor draagt. De AVG stelt eisen aan het gebruik van per­soons­ge­ge­vens voor de pa­ro­chie­acti­vi­teiten. Het is daarom be­lang­rijk om de bestaande werk­wij­zen bij tijd en wijle te toetsen en zo nodig aan te passen.

Toet­sings­kader

De pa­ro­chie is in het bezit van per­soons­ge­ge­vens onder andere om de R.-K. leden­ad­mi­ni­stra­tie bij te hou­den en voor het or­ga­ni­se­ren van pa­ro­chie­acti­vi­teiten. In het geval van een pa­ro­chie­werk­groep wordt de ac­ti­vi­teit geor­ga­ni­seerd door de pa­ro­chie zelf en is gebruik van de per­soons­ge­ge­vens uit de leden­ad­mi­ni­stra­tie dus toe­ge­staan. Het is niet toe­ge­staan om per­soons­ge­ge­vens te ver­strek­ken aan organi­sa­ties/instanties die geen onder­deel zijn van de pa­ro­chie.

Basis­regels

Als er per­soons­ge­ge­vens wor­den gebruikt voor het or­ga­ni­se­ren van een pa­ro­chie­acti­vi­teit dan mag dat binnen de zes basis­regels (grond­be­gin­selen) die de AVG voorschrijft in artikel 5. Twee van de grond­be­gin­selen wor­den in dit bericht uit­ge­werkt.

1. Doelbin­ding

Er moet een dui­de­lijk ver­band zijn tussen het doel van de ac­ti­vi­teit en de per­soons­ge­ge­vens die daarvoor nodig. Stel dat een lokale werk­groep elk jaar in de Goede Week aan hon­derd pa­ro­chi­anen een presentje uit­deelt. In dat geval heeft de werk­groep per­soons­ge­ge­vens nodig. Voor het bereiken van dit doel is een over­zicht nodig met alleen de naam en het adres van degenen die de attentie zullen ont­van­gen. Zorg dus dat de per­soons­ge­ge­vens die gebruikt wor­den in overeenstem­ming zijn met het doel van de actie.

2. Dataminimali­sa­tie

Voor het bezorgen van de attentie is de naam en het adres nodig van de personen die de attentie zullen ont­van­gen. Dat betekent dat het ver­strek­ken van meer per­soons­ge­ge­vens, zoals de geboortedatum of het reke­ning­num­mer overbo­dig is. Denk bij dataminimali­sa­tie ook aan de aantallen. Als er bij­voor­beeld hon­derd attenties kunnen wor­den uitge­deeld, zijn er - los van enkele reserves - ook niet veel meer dan hon­derd personen op de lijst nodig. Laat dus alle per­soons­ge­ge­vens die niet nodig zijn voor het or­ga­ni­se­ren van de actie buiten be­schou­wing.

(bron: rkkerk.nl)