Nieuwe automatisering voor parochies

Pa­ro­chies in de bis­dom­men krijgen te maken met een nieuwe automatise­ring. Onder meer Europese wet- en regel­ge­ving maakt dit nood­zake­lijk. De Europese Unie schrijft in privacy­wet­ge­ving name­lijk voor dat mensen vanaf mei 2018 hun gegevens moeten kunnen inzien, waar deze bewaard wor­den.

In het hui­dige automatise­rings­sys­teem Navision zou dit te inge­wik­keld wor­den. De economen van de zeven Neder­landse bisdom­men hebben daarom na onder­zoek en in overleg een nieuwe oplos­sing gevon­den die Navision zal ver­vangen.

Tijdens voorlich­tings­avon­den in de bisdom­men krijgen pen­ning­mees­ters en andere finan­ciële be­stuur­ders momen­teel een toelich­ting van Wil van de Molengraft. Hij is econoom van het bisdom ’s-Hertogen­bosch en leidt het project nieuwe automatise­ring samen met de econoom van het bisdom Gro­nin­gen-Leeu­war­den, Mariska Lulofs.

‘De concrete aan­lei­ding voor de vernieu­wing was niet alleen de wet- en regel­ge­ving rond privacy’, legt Wil van de Molengraft op deze avon­den uit. Voor­de­len van de nieuwe automatise­rings­oplos­sing zijn ook dat de pakketten up to date en gebruiks­vrien­de­lijk zijn en dat nieuwe functionali­teiten moge­lijk wor­den. Navision kent vier modules: leden­ad­mi­ni­stra­tie, finan­cieel, kerkbijdrage, begraaf­plaats. De nieuwe automatise­ring ver­vangt deze door twee pakketten: Exact Online en DocBase. De pakketten wor­den waar dat nodig is aan elkaar gekop­peld. Mede­wer­kers van Exact Online en van DocBase zijn aanwe­zig op de avon­den en geven een korte toelich­ting.

Gedurende de periode mei tot en met ok­to­ber 2017 wordt gewerkt aan de inrich­ting van de nieuwe automatise­ring. Met vrij­wil­li­gers en pro­fes­sio­nals van de bis­dom­men zijn vier werk­groepen gevormd voor de toe­koms­tige inrich­ting van de leden­ad­mi­ni­stra­tie, de kerkbijdrage, de finan­ciële- en de begraaf­plaats­ad­mi­ni­stra­tie. Verder is er een klankbord­groep die na de zomer actief in het inrich­tings­pro­ces wordt betrokken. Vanaf ok­to­ber 2017 volgt de fase van oplei­ding en implemen­ta­tie. Er zullen regionale oplei­dings­da­gen wor­den gehou­den voor Exact Online en voor DocBase. Er komen handlei­dingen voor pa­ro­chies en er zal onder­steu­ning zijn bij de con­ver­sie. Op 30 juni 2019 moeten alle pa­ro­chies over zijn gegaan naar de nieuwe automatise­ring.

De hele operatie vraagt een grote inzet. De nood­zaak van de nieuwe automatise­ring is echter dui­de­lijk en de voor­de­len van de nieuwe automatise­ring zijn dat ook: betere functionali­teit (met name ook do­cu­menten­mana­ge­ment), betere ont­slui­ting, gebruikers­vrien­de­lijk en voor­be­reid op de toe­komst. (rkkerk.nl)