Bisdom Haarlem-Amsterdam














AVG: Bewaartermijnen voor persoonsgegevens

gepubliceerd: maandag, 11 december 2023

Voor pa­ro­chies is het van cruciaal belang om de juiste bewaar­ter­mijnen te stellen en te handhaven als het gaat om per­soons­ge­ge­vens in pa­ro­chies. Het bewaren van gegevens voor een periode die lan­ger is dan het doel waarvoor de gegevens nood­za­ke­lijk zijn, levert een overtre­ding op van de AVG. Hetzelfde geldt voor het niet naleven van gestelde bewaar­ter­mijnen.

Dit werd recent weer zicht­baar in de boete die door de Autori­teit Per­soons­ge­ge­vens werd opgelegd aan de ge­meen­te Voorschoten. Naar het oor­deel van de Autori­teit Per­soons­ge­ge­vens had de ge­meen­te per­soons­ge­ge­vens van inwoners lan­ger bewaard dan nodig was voor het doel dat de ge­meen­te had gesteld. Daarbij kwam dat er naar het oor­deel van de Autori­teit Per­soons­ge­ge­vens on­vol­doen­de in­for­ma­tie aan bur­gers was gegeven over de bewaar­ter­mijnen die de ge­meen­te han­teerde.

Voor alle per­soons­ge­ge­vens die ver­werkt wor­den moet een bewaar­ter­mijn wor­den gesteld. Denk hierbij bij­voor­beeld aan bewaar­ter­mijnen voor for­mu­lie­ren, (namen)lijsten, ont­van­gen en verzon­den corres­pon­dentie, maar ook aan de live­streams die op een digi­taal platform blijven staan.

De AVG biedt geen concrete bewaar­ter­mijn en daarom het is van essentieel belang dat door de pa­ro­chie zelf deze termijnen wor­den bepaald en nageleefd.

Bepalen van Bewaar­ter­mijnen

  1. Wette­lijke Termijnen: Houd reke­ning met wette­lijke termijnen zoals die bij­voor­beeld gesteld wor­den in de belas­tingwet­ge­ving.
  2. Doel van Gegevensver­wer­king: Stel vast hoelang u de gegevens nodig heeft voor het spe­ci­fie­ke doel waarvoor u ze ver­werkt.
  3. Uitgangs­punt van de AVG: Hanteer het principe dat per­soons­ge­ge­vens zo lang bewaard wor­den als voor het doel waarvoor ze zijn verzameld nood­za­ke­lijk is. Overweeg of u de bewaar­ter­mijn ver­der kunt aanscherpen.
  4. Privacy­be­leid en verantwoor­ding: Leg de bewaar­ter­mijnen en onder­bou­wing vast in uw privacy­be­leid. Dit dient als verantwoor­ding van het beleid. Vermeld de bewaar­ter­mijnen ook in uw privacy­ver­kla­ring, zodat ge­meen­schapsle­den op de hoogte zijn van hoelang hun gegevens wor­den bewaard.
  5. Zorg dat de bewaar­ter­mijnen ook wor­den nageleefd. Dus stel dit auto­ma­tisch in, of zorg voor een jaar­lijkse check op mailboxen, net­werkschijven en appli­ca­ties.

Advies bewaar­ter­mijn live­streams: twee tot vier weken

Pa­ro­chie­besturen kunnen vie­rin­gen streamen. Het doel hier­van is vaak dat pa­ro­chi­anen die niet aanwe­zig kunnen zijn in de kerk de vie­ring op afstand kunnen bijwonen of terug­kij­ken. Pa­ro­chies wordt geadviseerd om voor dit doel een bewaar­ter­mijn van twee tot vier weken vast te stellen en strikt te handhaven. Voor afwij­king van deze advies­ter­mijn is nodig dat het bestuur het doel van online publi­ca­tie formuleert en zelf beargu­men­teert welke bewaar­ter­mijn nood­za­ke­lijk is voor het bereiken van dit doel.



Gerelateerde nieuwsberichten

dinsdag, 28 mei 2024AVG-Checklist voor R.-K. Parochies
maandag, 17 april 2023Streamen van uitvaartdiensten en AVG
donderdag, 16 februari 2023Parochiewerkgroepen en AVG
donderdag, 4 november 2021Oplichtingspoging via whatsapp
maandag, 13 september 2021Stamboomonderzoek
dinsdag, 23 februari 2021Phishing als pastorale beroepskrachten
vrijdag, 30 oktober 2020Vragen over het streamen van kerkelijke vieringen
maandag, 13 januari 2020Functionaris Gegevensbescherming R.-K. Ledenadministratie
donderdag, 19 december 2019Kans op een datalek verkleinen
donderdag, 24 mei 2018Nieuwe wet Gegevensbescherming



Bisdom Haarlem - Amsterdam • Postbus 1053 • 2001 BB  Haarlem • (023) 511 26 00 • info@bisdomhaarlem-amsterdam.nlDisclaimerDeze website is gerealiseerd door iMoose